Från Förfrågan till Leverans: Vårt Orderflöde
På Cynerg Group AB är ett strukturerat, transparent och effektivt orderflöde grunden för en lyckad affär och en nöjd kund. Vi har en väldefinierad process för att säkerställa att varje förfrågan och order hanteras med samma höga kvalitet och professionalism, från första kontakt till slutgiltig leverans.
Nedan beskriver vi de steg er förfrågan tar hos oss, så att ni som kund kan känna er trygga genom hela processen.
Steg 1: Förfrågan och Offert
Allt börjar med era behov. Vårt mål i detta första skede är att förstå era tekniska och kommersiella krav för att kunna erbjuda den bästa möjliga lösningen.
- Er Förfrågan: Ni kontaktar oss med er förfrågan via e-post, telefon eller personlig kontakt.
- Intern Granskning och Kvalificering: Vi genomför omgående en intern genomgång av er förfrågan för att säkerställa att vi har den tekniska kompetensen och kapaciteten att leverera en lösning som uppfyller era förväntningar. Om vi av någon anledning inte kan offerera, meddelar vi er detta skyndsamt.
- Utarbetande av Offert: Vi tar fram en detaljerad och tydlig offert som specificerar produkter, kvantiteter, priser, beräknad leveranstid och tillämpliga kommersiella villkor. Alla offerter numreras och sparas för full spårbarhet.
- Uppföljning och Dialog: Efter att ni har mottagit offerten följer vi upp för att säkerställa att allt är tydligt och för att besvara eventuella frågor.
Steg 2: Order och Leverans
När ni har accepterat vår offert och lagt en beställning, övergår processen till vårt systematiska order- och leveransflöde.
- Orderregistrering och Bekräftelse: Er beställning registreras i vårt affärssystem och vi skickar omgående en skriftlig orderbekräftelse till er. Bekräftelsen specificerar exakt vad som har beställts och bekräftar den överenskomna leveranstiden, så att ni kan planera er verksamhet.
- Materialplanering och Beredning: Internt kontrollerar vi omedelbart tillgänglighet mot lager. Om en produkt inte är en lagervara, initieras en tillverkningsorder eller en inköpsorder från en av våra kvalitetssäkrade partners.
- Kvalitetssäkring och Mottagningskontroll: Allt material som köps in för er order genomgår vår strikta mottagningskontroll för att verifiera att det uppfyller alla specifikationer och kvalitetskrav.
- Packning och Utleverans: När er order är komplett plockas, kontrolleras och packas den för att skyddas under transporten. En följesedel, som specificerar innehållet, genereras och bifogas sändningen. Därefter bokar vi transport med en av våra pålitliga speditörer.
- Fakturering och Dokumentation: Efter att leveransen har skett skickas en faktura. All nödvändig kvalitetsdokumentation, såsom materialcertifikat enligt EN 10204 3.1, levereras enligt överenskommelse.
Kommunikation och Hantering av Avvikelser
En öppen dialog är nyckeln till ett framgångsrikt partnerskap.
- Löpande Kommunikation: Vi strävar efter att hålla er informerade under hela processen. All viktig kommunikation som rör er order dokumenteras för full spårbarhet.
- Hantering av Reklamationer: Om en produkt eller tjänst mot förmodan inte skulle leva upp till era förväntningar, har vi en väldefinierad process för att hantera reklamationer. Varje reklamation dokumenteras som en avvikelse och hanteras skyndsamt för att hitta en lösning. Detta är en viktig del av vårt ständiga förbättringsarbete för att öka kundtillfredsställelsen.